Doel heiligt de middelen

Je bent PA van een bestuurder bij een ontwikkelingshulporganisatie. Voor deze organisatie moet een nieuwe website worden gemaakt. De bestuurder stelt voor een kennis van hem, een professioneel webdesigner, hiervoor in te schakelen. Goed idee, want zelf heb je geen contacten in die branche. De website wordt door de kennis gemaakt en iedereen is content. Je merkt op dat je nog geen rekening hebt gezien voor het ontwerpen van de nieuwe website. De bestuurder zegt de kennis ‘zwart’ te hebben betaald, omdat dat de organisatie veel geld zal besparen. Immers de organisatie is afhankelijk van subsidies en giften. Echter hulporganisaties zijn momenteel enorm in the picture bij de belastingdienst en de media. Je geeft aan dat je onder meer om deze reden toch graag een factuur zou willen ontvangen om geen tramalant te krijgen. De bestuurder geeft jou gelijk en vraagt alsnog een factuur aan zijn kennis. Twee maanden later blijkt dat opnieuw aan dezelfde kennis een opdracht zonder btw is betaald, dit keer voor een brochure. De bestuurder had jou beloofd dat er in de toekomst niet meer zwart gewerkt zou worden voor de organisatie. Wat doe je?

Advies
Er is goede reden om jouw bestuurder te wijzen op de toezegging die hij na de eerste opdracht deed. Een heel simpele mogelijkheid is hem voor te stellen nu wel een factuur te maken. Het lijkt niet aannemelijk dat hij dit kan weigeren. Beter is nog om (ook) eerst na te gaan of de organisatie voor dit soort zaken een procedure of reglement heeft. Dat is in een non-profit organisatie niet altijd het geval. Het is dan moeilijker om jouw bestuurder te wijzen op zijn handelswijze. We raden daarom aan te komen tot een reglement en compliance-afspraken voor de hele organisatie om dit te voorkomen.