OR neemt rechtstreeks contact op met commissaris

Enige tijd geleden kreeg ik een outlook-invite van de OR voorzitter van een beursgenoteerde onderneming om enkele informele overleggen in te plannen met één van de commissarissen voor wie ik werk. Dat verbaasde mij nogal omdat dit soort afspraken tot nu toe altijd worden gemaakt via de secretaresses van de raad van bestuur bij alle organisaties en bedrijven waarmee ik te maken heb. Ik wist niet hoe ik hierop moest reageren. Ik twijfelde of ik tegen die OR voorzitter kon zeggen dat het zo niet werkt en dat hij een afspraak moest inplannen via het RvB secretariaat. Te rade gaan bij die commissaris kon op dat moment ook niet. Navraag bij de secretaresse van de raad van bestuur wees uit dat zij niet op de hoogte was van deze afspraken. De afspraak heb ik in eerste instantie gewoon ingepland. Maar deze ongewone werkwijze bleef aan mij knagen.

Advies
Het is goed om eerst te bedenken waarom je verbaasd bent over deze procedure. Het contact via de secretaresse van de RvB kan een eerste informatiebron zijn. Het risico kan zijn dat zij hierdoor in verlegenheid wordt gebracht, omdat je meteen ‘naar buiten’ treedt. Het ligt er dan ook aan hoe goed de werkverhouding tussen haar en jou is. Je verbazing uiten naar de OR voorzitter kan al gauw irritatie oproepen. Uiteindelijk is te rade gaan bij de betreffende commissaris het beste omdat je hiermee, desnoods vertrouwelijke, achtergrondinformatie krijgt op deze procedure. De Monitoring commissie Corporate Governance Code adviseert overigens ook een dergelijke werkwijze, waarbij een “driehoek” van inspraak en toezicht veel directer met elkaar samenwerkt: commissarissen, ondernemingsraad en bestuurder/directie. Dit moet de transparantie van de organisatie verbeteren.