Werkzaamheden voor (nieuwe) commissaris

Petra is, als directie-secretaresse van de RvB, werkzaam bij Bloem N.V., een beursgenoteerde vennootschap. Bloem N.V. heeft zojuist een nieuwe commissaris benoemd: de heer Verburg.
Petra wordt gevraagd de heer Verburg naast haar reguliere werkzaamheden secretarieel te ondersteunen. De heer Verburg is niet alleen commissaris bij Bloem N.V. maar ook bij twee andere beursgenoteerde bedrijven. Petra twijfelt of ze deze extra werkzaamheden moet aannemen.

Advies
Het merendeel van de commissarissen bij beursgenoteerde bedrijven legt de secretariaatsfunctie neer bij het grootste commissariaat. Dat betekent dat de vertrouwelijke stukken van de andere commissariaten ook bij dit secretariaat en dus bij andere ondernemingen binnenkomen. Dit zou kunnen leiden tot belangenconflicten en (onbedoeld) lekken van beursgevoelige informatie. Met als gevolg negatieve publiciteit en reputatieschade voor de commissaris en het betreffende bedrijf.
Wanneer de commissaris gebruik gaat maken van de diensten van Petra, dan zal hij haar een geheimhoudingsverklaring van de andere ondernemingen waarvan hij commissaris is, moeten laten ondertekenen. Daarnaast zal hij de procedures en beveiliging zo moeten inrichten dat vertrouwelijkheid gewaarborgd is. Op deze manier worden de positie en de werkzaamheden van Petra niet alleen duidelijk voor alle partijen, maar voldoet ook de commissaris aan de verplichting om de vertrouwelijkheid rondom zijn commissariaten te waarborgen. Petra kan dus gerust voor de heer Verburg gaan werken maar doet er verstandig aan om haar leidinggevende en de commissaris te wijzen op een geheimhoudingsverklaring om haar eigen positie te beschermen.

Geef een reactie

Het emailadres en de afzender/naam worden niet gepubliceerd. Ze zijn wel nodig om eventueel contact op te nemen.
Wij behouden ons het recht voor om een reactie in te korten of geheel niet te plaatsen. Na het melden van een reactie kan het even duren voor dit op de site zichtbaar is.
Verplichte velden zijn gemarkeerd met *