Je bent management-assistent van een lid van de raad van bestuur bij een grote semi-overheidsorganisatie. Sinds 2015 verdienen topfunctionarissen bij de overheid niet meer dan een ministerssalaris. Dit staat in de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Deze wet geldt ook voor
de salarissen bij semi-publieke organisaties. Daarnaast stelt de wet dat zittende bestuurders (2013) nog maximaal vier jaar hun huidige salaris kunnen behouden, daarna gaat het salaris in drie jaar stapsgewijs omlaag naar de WNT-norm.
Het bestuurslid heeft een salaris dat boven de WNT norm ligt. In het kader van die wet is de arbeidsovereenkomst van die bestuurder intussen aangepast en voldoet nu aan de WNT. Zo heeft de bestuurder nu ook een aanstelling voor onbepaalde tijd.
De OR van deze organisatie heeft ontdekt dat de mandaatstermijn van die bestuurder formeel ook moet worden verlengd. (Dit staat los van de arbeidsovereenkomst.) Over de mandaatstermijn hoort de OR om advies te worden gevraagd.
De voorzitter van de OR komt de dag voor de vergadering aan jouw bureau en vraagt of dit op de agenda staat voor het informele overleg morgen met de raad van bestuur. De OR voorzitter meent zeker te weten dat dit niet zo is en toont op voorhand al zijn verontwaardiging aan jou. Daarmee voelt de OR zich gepasseerd. Er zijn al lang veel spanningen tussen de OR en het bestuur en hij dreigt met deze kwestie naar de pers te gaan. Wat doe je?
Advies
Allereerst dient de agenda te worden gecontroleerd. Wanneer het agendapunt ontbreekt, is het doel om deze alsnog toe te voegen aan de agenda. Van belang is om de voorzitter van de raad van bestuur te informeren en adviseren in het kader van zijn verplichtingen ten opzichte van de OR.
In casu gaat het om een informeel overleg. Het informele overleg dient als een oriënterend gesprek. Uit de casus blijkt dat het onderwerp van groot belang is voor de OR. Het is aan te raden de agenda aan te passen en het punt tijdens het informele overleg te bespreken. Tijdens dit overleg kan van gedachten gewisseld worden. Zo kan het standpunt van de OR worden verkend en kunnen de verdere spanningen besproken worden. Tijdens een informeel overleg worden geen besluiten genomen. De OR heeft in dit geval belang bij een besluit. Om die reden is het advies om een formele overlegvergadering uit te roepen in het kader van de overlegverplichting van artikel 23 WOR. Het bestuur geeft de OR zo niet alleen het gevoel dat hij gehoord wordt, maar voegt zo ook daad bij het woord. Het bestuur kan daarbij aangeven dat de uiting van de voorzitter van de OR kan worden aangemerkt als een initiatief in de zin van voorgenoemd artikel.
Tijdens de formele overlegvergadering kan verder over het punt gesproken worden en kan hier een besluit over genomen worden. Het verlengen van de mandaatstermijn wordt niet letterlijk in de wet genoemd als een advies-plichtig onderwerp.
Om de verbetering van de verstandhouding na het informele overleg, het formele overleg en het eventuele besluit over de verlenging van de mandaatstermijn van de bestuurder te verzekeren, is het verstandig om meerdere tussentijdse overlegvergaderingen op te nemen in het reglement. Dit geeft de OR zekerheid en daarnaast waarborgt dit een stelselmatig overleg tussen de OR en het bestuur.